Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Unternehmensname]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ Ort]
E-Mail: [kontakt@beispiel.de]
Hinweis: Dieses Feld muss vor dem produktiven Betrieb mit den echten Unternehmensdaten befüllt werden.
Bei der Registrierung und Nutzung des Dienstes werden Name, E-Mail-Adresse und, falls zutreffend, ein Passwort-Hash verarbeitet. Die Authentifizierung erfolgt über Stack Auth.
Optional können Stellenbezeichnung, Standort, Team und Kostenstelle hinterlegt werden.
Zur Kernfunktion des Dienstes gehören Arbeitsberichte (Datum, Beschreibung, Materialien, Stunden), Projektdaten, Planungseinträge und Fotos. Diese Daten werden im Auftrag Ihres Arbeitgebers (der nutzenden Firma) verarbeitet.
Wenn Sie die Sprachaufnahme-Funktion nutzen, wird die Audiodatei zur Transkription an die Google Gemini API übertragen. Die Audiodatei wird nach der Transkription nicht dauerhaft gespeichert. Die daraus erzeugte Transkription kann vom Administrator Ihrer Firma deaktiviert werden (Einstellungen → Datenschutz → Transkriptionen speichern).
Session-Cookies und Authentifizierungstoken werden für die Sitzungsverwaltung gesetzt (Präfix stack-). Server-Logs können IP-Adresse, Zeitstempel und aufgerufene Endpunkte enthalten.
VoiceReport ist ein KI-gestützter Dienst. An mehreren mit „KI" gekennzeichneten Stellen werden Ihre Eingaben (Sprachaufnahmen, Texte, Fotos und zugehörige Projektdaten) durch KI-Sprachmodelle verarbeitet, um sie zu transkribieren, zu strukturieren, zu analysieren und Vorschläge zu erzeugen – etwa beim Erstellen von Arbeitsberichten, bei Rückfragen, im Planungs- und Analyse-Assistenten sowie im Kalkulations-Modul.
KI-generierte Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein („Halluzinationen") und stellen keine rechtliche, technische oder kaufmännische Beratung dar. Sie sind als Vorschlag zu verstehen und vor der Weiterverwendung – insbesondere vor dem Versand von Berichten, Angeboten oder Rechnungen – durch einen Menschen zu prüfen und freizugeben. Die inhaltliche Verantwortung für finalisierte Dokumente liegt bei der nutzenden Firma.
Die KI-Verarbeitung erfolgt standardmäßig über die Google Gemini API (siehe Abschnitt 4). Sofern der Administrator Ihrer Firma dies in den Einstellungen aktiviert, können für einzelne Verarbeitungsstufen zusätzlich Modelle von OpenAI oder Anthropic zum Einsatz kommen; die verarbeiteten Daten werden dann an den jeweiligen Anbieter übertragen. Ihre Eingaben werden von diesen Anbietern nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Kontoverwaltung, Authentifizierung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Arbeitsberichte, Projekte, Planung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Sprachtranskription via Gemini | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Server-Logs, Fehlerprotokolle | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Sicherheit) |
| E-Mail-Benachrichtigungen (optional) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) bestehen oder angebahnt werden. Alle genannten Anbieter befinden sich in den USA; die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Vercel Inc.
440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA
Hosting der Webanwendung, serverlose Funktionen (API-Routen), Blob-Speicherung für hochgeladene Dateien sowie cookielose Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics, siehe Abschnitt 8).
Datenschutzrichtlinie →Google LLC (Gemini API)
1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA
KI-gestützte Transkription von Sprachaufnahmen, Textanalyse zur Strukturierung von Arbeitsberichten, Erstellung von Vektor-Embeddings für die Dokumentensuche.
Datenschutzrichtlinie →Neon Inc.
548 Market St PMB 99737, San Francisco, CA 94104, USA
Serverlose PostgreSQL-Datenbank, speichert alle Nutzerdaten, Berichte, Projekte und Vektordaten.
Datenschutzrichtlinie →Stack Auth (Stackframe Inc.)
USA
Authentifizierungsdienst, verwaltet Nutzerkonten, Passwörter, OAuth-Verbindungen und Session-Token.
Datenschutzrichtlinie →Daten werden so lange gespeichert, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist:
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
Art. 15 DSGVO
Auskunft
Sie können eine Übersicht der über Sie gespeicherten Daten anfordern.
Art. 16 DSGVO
Berichtigung
Unrichtige Daten können Sie unter Einstellungen → Profil selbst korrigieren.
Art. 17 DSGVO
Löschung
Sie können Ihr Konto jederzeit unter Einstellungen → Profil löschen.
Art. 18 DSGVO
Einschränkung
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Art. 20 DSGVO
Datenportabilität
Admins können alle Firmendaten als JSON exportieren (Einstellungen → Datenschutz).
Art. 21 DSGVO
Widerspruch
Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (in Deutschland: der Landesbeauftragte für den Datenschutz Ihres Bundeslandes).
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (Session-Token, Präfix stack-). Diese Cookies erfordern keine Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG.
Darüber hinaus wird im lokalen Speicher Ihres Browsers eine Einstellung gespeichert, ob Sie den Datenschutzhinweis für die Sprachaufnahme bereits gesehen haben.
Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer öffentlichen Website (nicht der eingeloggten Anwendung) setzen wir Vercel Web Analytics ein, einen Dienst der Vercel Inc. (siehe Abschnitt 4).
Vercel Web Analytics arbeitet ohne Cookies und ohne Zugriff auf den lokalen Speicher Ihres Endgeräts. Es werden keine seitenübergreifenden Profile gebildet und keine dauerhaften Nutzerkennungen gespeichert. Erfasst werden ausschließlich aggregierte, anonyme Kennzahlen wie aufgerufene Seiten, Referrer, ungefähre Region (auf Landesebene), Gerätetyp und Browser. Aus einer Kombination von IP-Adresse und weiteren technischen Merkmalen wird lediglich für die Dauer eines Tages ein anonymer, nicht rückverfolgbarer Hash gebildet; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.
Da hierbei keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist nach § 25 Abs. 1 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die Verarbeitung der dabei anfallenden Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer bedarfsgerechten und statistisch optimierten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Abschnitt 6, Art. 21 DSGVO).
Weitere Informationen: Datenschutzhinweise zu Vercel Web Analytics.
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
[Unternehmensname]
E-Mail: [kontakt@beispiel.de]
Diese Datenschutzerklärung gilt ab Mai 2026 und kann bei wesentlichen Änderungen aktualisiert werden.